מיזוג דואר

(תודה להדס עופר – עבור פרק "מיזוג דואר")

תוכן עניינים

שלבים ביצירת מיזוג דואר:

פרוט שלבי המיזוג

שלב א': יצירת המכתב האחיד

שלב ב': יצירת מקור הנתונים

שלב ג': הוספת שדות מיזוג למכתב

שלב ד': ביצוע המיזוג

ביצוע שינויים במקור נתונים:

ביצוע שינויים במסמך ראשי:

הוספת שדה WORD

 

שלבים ביצירת מיזוג דואר:

                ·        כתיבת הטקסט והפיכתו לכלל המסמך האחיד שישלח אל המכותבים.

                         ·        הכנת מכתב או פתיחת מכתב קיים.

                         ·        פתיחת "מזוג דואר" והפיכת המכתב ל- "המכתב האחיד".

                ·        יצירת/הגדרת רשימת המכותבים (מקור נתונים).כולל שמות שדות המיזוג.

                         ·        פתיחת או הכנת "מקור נתונים": קביעת השדות

                         ·        שמירה בשם  למקור הנתונים.

                         ·        הוספת הנתונים למקור הנתונים.

                ·        הוספת שדות מיזוג למכתב

                         ·        הוספת הפניות אל השדות במקומות המיועדים לכך במכתב.

                ·        ביצוע המיזוג

הערה: החלוקה לשלבים נועדה לצורכי הפשטת ההסבר. במציאות, מתבצעות כל הפעולות ברצף.

פרוט שלבי המיזוג

שלב א': יצירת המכתב האחיד

כתיבת טקסט המכתב והפיכתו למסמך האחיד שישלח אל המכותבים (מסמך ראשי).

                ·        פתח/י מכתב קיים או הקלד/י מכתב חדש. השאר/י מקום ריק עבור שם המכותב כמו גם לפרטים נוספים (כתובת, טלפון וכו'). פרטים אלו, יגיעו מרשימת המכותבים (שלב ב'). כל נתון שיגיע נקרא "שדה". לדוגמא: "שם" הוא שדה, "כתובת" היא שדה וכו'. אם הפרטים מיועדים להיות אחד בכל שורה, כך תהיה גם הכנת המקום. עם שני השדות אמורים להיות באותה השורה, נשמור רק שורה אחת. המקום הפנוי יכול להיות בתוך השורה כחלק מהטקסט, או בשורה עצמאית.

שלב ב': יצירת מקור הנתונים

יצירת/הגדרת מקור נתונים (רשימת המכותבים).כולל שמות שדות המיזוג.

                ·         פתח/י "מיזוג דואר" בתפריט "כלים".

                ·        בחר בלחצן "יצירה", ושם ב"מכתבים אחידים".

                ·        מתוך החלון שנפתח בחר ב"חלון פעיל" בחירה זו, תהפוך את המכתב שזה עתה כתבנו או פתחנו, ותגדיר אותו כמכתב האחיד. (מסמך ראשי).

                ·        עתה, בחר/י בלחצן קבלת נתונים. באמצעות לחצן זה נוכל הן לפתוח רשימה קיימת, או ליצור רשימה חדשה. בהנחה, שאין לנו רשימת מקור נתונים קיימת, בחר/י ב"יצירת מקור נתונים".

הערות:

                                            ·             מקור הנתונים יישמר כקובץ נפרד! ויש לזכור את שמו כדי שיהיה ניתן להשתמש בו שוב.

                                            ·        מקור הנתונים אינו אלא קובץ Word רגיל הבנוי כטבלה בפסקה אנגלית (פיסקה שנבחרה כ"משמאל לימין"). שם השדה הוא כותרת עמודה, ובכל שורה נרשמים הפרטים שיוכנסו אל אותו המכתב. שורה בטבלה נקראת רשומה.

                ·        בתיבת דו שיח "יצירת מקור נתונים" מופיעה רשימת שדות המהוות כותרת לטבלת מקור הנתונים. מרשימה שדות זו ניתן הן להסיר פריטים מהרשימה המומלצת ("הסר פריט") או להוסיף (להקליד במקום המיועד ו"הוסף פריט"), והן לסדר את מיקום הכותרות לפי סדר הופעתן (לחצני החצים מעלה ומטה) , עד שתתאים לדרישה.

                ·        בחירת "אישור" לחלון זה, מעלה אוטומטית את חלון "שמירה בשם" כדי לשמור את מקור הנתונים.

                ·        עתה, לאחר שנסגר חלון השמירה, יש לבחר ב"ערוך מקור נתונים". בחירה זו תפתח חלון "טופס נתונים". בחלון מופיעים השדות עבור רשומה אחת.

                ·         הקלד/י את פרטי המכותבים בתיבות המתאימות. הנתונים בחלון יעדכנו את שדות הטבלה. מתן אישור, ופתיחת חלון נקי חדש (הוסף) רשומה אחר רשומה בכל פעם פרטי כל מכותב נקראים "רשומה" וניתן לדלג בין הרשומות ע"י החצים שבתחתית  החלון.

                ·        הקש אישור לסיום הקלדת פרטי מקור הנתונים. בחלון נסגר ואנו חזרה במסמך הראשי.

הערה:  שים/י לב להופעת סרגל כלים חדש ושמו "מיזוג דואר".

שלב ג': הוספת שדות מיזוג למכתב

ציון המקומות במסמך אליהם תתמזג רשימת המכותבים.

                ·        הבא את הסמן אל המקום הריק, בו רצוי לך שדה מיזוג (נאמר, שם המכותב, או כתובתו).

                ·        הקש על "הוספת שדה מיזוג" מתוך סרגל מיזוג הדואר, ובחר בשדה הרצוי לך. חזור על הפעולה בכל מקום במכתב בו תרצה שדה מיזוג. (במידה ויותר מאחד רצופים, כמו בשם פרטי ושם משפחה, יש להשאיר רווח בין השדות).

                ·        שמור את המסמך הראשי (כרגיל, כמו ששומרים כל קובץ). בשלב זה, כולל כבר המכתב הראשי את כל המידע הקשור אל המכותבים, וכל שנותר הוא להציגו או להדפיסו.

שלב ד': ביצוע המיזוג

 

                ·        הצגת המסמך הממוזג על המסך:

                         ·        הלחצן  שבסרגל מיזוג הדואר ימזג את המכתב ונתוני המכותבים, ויציג מכתב ממוזג לכל רשומה בנפרד (בכל רשומה יש נתונים של מכותב אחד). ניתן לדפדף בין המכתבים השונים ע"י שימוש בלחצנים   ו- .

                         ·        הלחצן "מזוג דואר"  מאפשר קביעת טווח רשומות למיזוג (קביעה מאיזו רשומה, עד איזו רשומה, ימוזגו).

                         ·        הלחצן "מזג למסמך חדש"  ימזג את המכתב ונתוני המכותבים ויציג את כל המכתבים בקובץ אחד, כשכל אחד מהמכתבים נמצא בעמוד חדש.

                ·        הדפסה:

                         ·        הלחצן  ("מזג למדפסת") ימזג את המכתב ורשימות הנתונים השדות המשויכים וישלח החומר אל מדפסת.

ביצוע שינויים במקור נתונים:

                ·        ניתן לבצע שינויים מתוך מסמך ראשי או מסמך שמוזג לרשומות (לא מתוך מסמכים ממוזגים אחרים).

                ·        הקש על לחצן "ערוך מקור נתונים"  כדי להגיע לטופס הנתונים. בטופס הנתונים ניתן לדפדף בין הרשומות, לשנות אותן, להוסיף רשומה חדשה (לחצן "הוסף חדש"), למחוק רשומה שאינה רצויה עוד (לחצן "מחק").

                ·        לצורך קבלת מקור הנתונים כטבלה, לביצוע שינויים אילו ואחרים, הקש "הצג מקור".

                ·        מקבלים טבלה עם כל נתוני רשימת המכותבים וסרגל כלים בשם מסד נתונים. שימו לב הטבלה היא טבלה רגילה לחלוטין וניתן להוסיף בה שורות ולמחוק שורות כמו בטבלה רגילה.

                ·        לחצן שני בסרגל זה "נהל שדות"  יעזור לנו אם ברצוננו להוסיף שדה או להסיר שדה. (שדה - אחת מהכותרות בטבלה).

                ·        לחצנים שני ושלישי (הוסף רשומה חדשה  ומחק רשומה  ) יעזרו לנו אם נרצה להוסיף או להסיר רשומות.

                ·        ניתן למיין את הרשומות בסדר עולה או יורד בהתאם לעמודה שבה נמצא הסמן.

                ·        ניתן לחזור למסמך הראשי ע"י לחצן מסמך ראשי למיזוג דואר .

ביצוע שינויים במסמך ראשי:

הכנס/י אל המסמך הראשי וערוך אותו כמו שעורכים כל מכתב פשוט ב WORD ו...זהו!

הוספת שדה WORD

ניתן להוסיף שדות שיופיעו כשתנאי מסוים מתמלא (ניתן גם מספר תנאים אך לא נלמד על-כך כאן). לדוגמא - אם המכותב הוא נקבה תופיע המילה גברת ואם זכר- המילה מר. כמובן שלצורך הבדלה בין המינים יש לקבוע עוד בטבלת מקור הנתונים (טבלת המכותבים שלנו) שדה של מין ולמלא בו זכר או נקבה.

ביצוע הוספת השדה (בדוגמא שלפנינו שדה IF...THEN...ELSE )

                ·        הקש על לחצן "הוספת שדה WORD".

                ·        בחר ב " IF...THEN...ELSE"

                ·        בחלון IF בתיבת "שם שדה", בחר בשדה הרצוי. בתיבת "השוואה" בחר "שווה". בתיבת "השווה ל" הקלד את התנאי. לדוגמא אם ארצה שבתנאי יהיו רק נשים:

שם שדה – מין

השוואה – שווה

השווה ל- נקבה

                ·        הוסף את הטקסט הבא- הטקסט שתקלידו כאן, יועבר למכתב רק בתנאי שהרשומה הנ"ל עונה על התנאי.
שימו לב - כדי להקליד את הטקסט, יש לעבור ימינה  ע"
י חץ ימינה CNTRL+SHIFT+ (עובר ימינה ולעברית בו זמנית, כמו שינוי כיוון פיסקה, יש לבצע בצד ימין של המקלדת)

                ·        אחרת הוסף את הטקסט הבא - טקסט שיתווסף אם הרשומה אינה עונה לתנאי.

                ·        אישור.

 חזרה